オフィスに必ず1台はある複合機・コピー機ですが、あなたの会社ではどのような契約を締結されていますか？多くの企業で複合機・コピー機を利用する上で採用されているのは、リース契約です。しかし、リース契約で新品の複合機・コピー機を利用している場合には、解約をする際にさまざまなデメリットが存在します。特に大きなデメリットが、契約期間の途中解約の際に発生する契約の残債金です。そのようなデメリットを生じさせない一つの手段が、複合機・コピー機をレンタル契約することです。
今回は、複合機・コピー機を短期間利用する場合に、レンタルがおすすめな理由を3つ紹介します。また、利用期間がどの程度であればレンタル契約の方がお得かについての目安も併せて紹介します。
- 1、そもそもレンタル複合機・コピー機はどんなサービス？
- 2、短期間のみ利用することが可能
- 3、短期間で解約することができる
- 4、レンタルの方がリースよりもコスパが良い
- 5、レンタルで契約する上で注意しておきたい点
- 6、まとめ
1、そもそもレンタル複合機・コピー機はどんなサービス？
レンタル契約で複合機・コピー機を利用することは、リース契約では対応しきれないデメリットをケアしてくれます。リース契約の契約期間中での解約の場合には、残債金を払わなければいけません。しかし、レンタルの場合には特に契約期間がないため、残債金を支払う必要がありません。
一方で、レンタル契約の場合に導入する複合機・コピー機はリサイクル品が主になります。そのため、古い機種しか扱っていない業者の場合には、自社が望む機能を持つ複合機・コピー機を取り扱っていない場合があります。そのため、選択したい機種がある場合にはレンタル業者に確認しておきましょう。
複合機・コピー機のレンタルの場合には、短期間での利用はコストパフォーマンスが高い傾向にあります。そのため、できるだけコストを抑えて利用したい場合にはレンタルを検討するのが無難です。
2、短期間のみ利用することが可能
レンタルの複合機・コピー機を契約する場合、利用することができる期間はリース契約と比較しても短い傾向にあります。契約期間はまちまちですが、レンタル契約のメリットが生かせるのは数日からの利用～2、3年程度の利用です。契約内容、プランにもよりますが、4年以上複合機を利用される可能性が高い場合には、リース契約の方がトータルコストは安くなる可能性が高くなります。
したがって、レンタル複合機のメリットがある期間は3年を目安に考えておくと良いでしょう。
また、なるべく早く複合機・コピー機を導入したいという方にもレンタルが推奨されます。リース契約をする際には審査があり、その結果を待たなければ導入ができません。ほとんどのレンタル業者は審査をしないため、即座に導入することが可能です。
3、短期間で解約することができる
レンタルで複合機・コピー機を利用するほとんどの場合には、解約期間を気にする必要はありません。リース契約では5-6年ほどの契約期間が決まっており、途中で解約する際には残債金がかかります。しかし、レンタル契約で契約期間が特に決まっていない場合には、解約できる期間は限られていない可能性が高いです。
そのため、いつ解約するかはわからないけれども複合機・コピー機を利用したいという場合にはレンタルでの複合機・コピー機を選択するのがよいですね。
このような流動性の高さもレンタル複合機のメリットですので、４年以上利用する可能性があるものの、早期に解約をする可能性もあるという企業にとっても、レンタル複合機の契約をおすすめします。
4、レンタルの方がリースよりもコスパが良い
複合機・コピー機のレンタル業者は非常に多く存在します。そのため、短期間で解約する予定であれば数あるレンタル業者の中から選択することが大切です。
レンタル業者によって、とても古い複合機・コピー機のみを在庫のラインナップや契約内容、故障・不調時の対応がさまざまです。また、多くのレンタル業者は解約を無料としているところもありますが、中には違約金が発生する場合もあります。
短期間で解約することを検討する上でレンタルを行うのであれば、契約する上で不利にならないよう起こりうるメリットデメリットを確認してレンタル業者を選定しましょう。
5、レンタルで契約する上で注意しておきたい点
複合機・コピー機をレンタルすると決めたら、注意したい点が2つあります。
- 機種が制限される
- 長期間での利用では割高になってしまう
レンタル業者を利用する場合、リース契約とは異なり在庫が中古品ということが多いです。そのため、自分が希望している在庫がない場合や故障しやすい場合が考えられます。故障に関しては取替も可能ではありますが、希望の在庫に関してはどうしようもありません。
そのため、自分がどんな機種を希望しているか、どんな機能を求めているかというのを事前に考えておきましょう。その上でレンタル業者に確認をすれば、自分が理想とする複合機・コピー機をレンタル業者で利用することが可能です。
お試しで複合機・コピー機をレンタルしたいという場合、利用する期間を決めておくのが大切です。レンタルで複合機・コピー機を利用する場合、レンタル料金に加えて保守料金がかかるため、月額で見るとレンタルのほうが割高です。
そのため、長い目で複合機・コピー機を利用する際にはレンタルではなくリース契約のほうがコストパフォーマンスがよい傾向にあります。
6、まとめ
複合機・コピー機で利用する場合に、レンタルがおすすめな理由を3つ紹介しました。短期間で利用することが可能であり、その上解約する際も残債金なしでできます。さまざまな観点から見て短期間で利用するのであれば、複合機・コピー機はレンタルでの利用がおすすめです。
レンタルの方がリース契約よりもコスパが良くなる利用期間の目安は3年程度ですので、プランを比較し、トータルコストを計算しましょう。また、いつ複合機を解約するかわからない企業にとっても、いつでも解約できるレンタル契約は非常におすすめです。
複合機・コピー機の導入を検討したいという場合などは、レンタルの複合機・コピー機を利用して短期間で解約することで確かめてみてはどうでしょう。