解約せずに機種の入れ替えはできる？

複合機（コピー機）のレンタルは、短期間から借りられるため、使い勝手の良い契約形態です。
ですが、使っている途中で不具合が多くなったり、業務スピードに追い付かなくなったりという問題が生じることがあります。
そのようなときに、複合機（コピー機）の機種を入れ替えたいと思ったことはありませんか？
入れ替えたいと考た時に一度解約してから再度契約して……という手間が生じるのは面倒ですよね。
果たしてレンタルの複合機（コピー機）は解約せずに入れ替えができるのか。
複合機（コピー機）のレンタル事情を、本記事でまとめました。

1.レンタルの場合、複合機（コピー機）は解約せずに入れ替え可能

レンタル複合機（コピー機）は、解約せずに機種の入れ替えが可能？
結論から申し上げますと、複合機（コピー機）の入れ替えは、解約せずに行えます。
理由として、複合機（コピー機）のレンタルには、特別な審査や手数料が必要無いことが挙げられます。
手軽に借りられるというレンタルのメリットが活かされていますね。
本項では、解約せずに入れ替えられる理由の詳細と、入れ替えた際の注意点についてまとめました。

①リースのように、借りている複合機（コピー機）に残債が無い

レンタルは基本的に月単位での支払いとなりますので、「ツケ」のようなものが発生しません。
対してリース契約では、新品のコピー機の購入費用を3年～5年かけて支払っていくので、途中解約した際に残債（支払っていない機種代金）が残ります。
機種を交換しようとした場合には、当然その残債を支払う必要があるのです。
レンタルは月払いなので残債という概念が無く、機種の入れ替えは比較的簡単に行えます。
もちろん「翌日から」というわけにはいきませんので、レンタル業者と早めに打ち合わせるようにしましょう。

②料金形態は複合機（コピー機）の種類によって変わるので注意

複合機（コピー機）は、機種によって料金形態が変わることが大半です。
低速機と高速機ではもちろん高速機のほうが料金が高く設定されています。
「複合機（コピー機）が業務に追い付かなくなった」からといって、性能のいい機種を同じ料金で…というわけにはいきません。
基本料金の差額分を支払う必要が出てきますので注意しましょう。
また、性能のいい機種から性能のあまり良くない機種への変更、つまり値段が安くなる変更は、業者によっては断られてしまう可能性があります。
業者の料金形態を把握してから、入れ替えを行うようにしましょう。

③搬入搬出手数料などの手間賃がかかる可能性がある

レンタルの複合機（コピー機）は短期間から借りられるメリットがある分、搬入搬出時に手数料がかかるケースがほとんどです。
入れ替えといっても、商品の搬出と搬入を再度行うことになるので、搬入搬出費用が掛かると考えておいたほうがよいでしょう。
大まかなそうなとしては、1回の搬入搬出につき1万円程度です。
入れ替えは搬入と搬出を1回で行うため、二倍費用がかかるというわけではありませんが、大型のコピー機を運ぶ人件費などを考えると割高になる可能性はあります。
入れ替え・設置の費用などもレンタル業者に確認しましょう。

2.複合機（コピー機）の入れ替えによるメリットとは？

レンタル複合機（コピー機）は、解約せずに機種の入れ替えが可能？

複合機（コピー機）を入れ替えることを検討してる会社に多いのが

  • 既存の機種は不具合が多い
  • 事業拡大のため、いい機種に入れ替えたい

というケースです。
ご自身の会社に合った複合機（コピー機）を使うことは大切です。
他にも、複合機（コピー機）を入れ替えるメリットについて説明します。

①基本料金・カウンター料金の見直しができる

複合機（コピー機）は様々な機種と機能があり、最初からどの機種が会社の事業に合っているのかは把握しづらいですよね。

  • あまり使わないのに、高速機を導入していた
  • 大量に印刷しなくてはならないのに、カウンター料金が高い

使い続けているうちに、このような不満が出てくる可能性があります。
複合機（コピー機）のレンタルは、基本料金とカウンター料金のバランスが最も重要です。
入れ替え時に料金の見直しを行うことによって、最も安くなる機種を選びましょう。

②新しい機種に入れ替えると、電気代がお得になる可能性がある

複合機（コピー機）だけではありませんか、電化製品は基本的に最新機種のほうが省エネです。
レンタルだと5年～10年以上の機種が貸し出されているケースがほとんどですので、最新機種と比べると電気消費量は大きく変わっています。
複合機（コピー機）をレンタルする際、ついつい基本料金とカウンター料金のみに目が行きがちですが、電気代も立派な費用です。
省エネを志して、より経費を下げられるように努力しましょう！

3.まとめ

レンタル複合機（コピー機）を解約せずに入れ替える際の注意点についてまとめました。
入れ替えを行うことは機能面だけでなく、経済面でもメリットがあります。
もちろん、入れ替えの際にまったく手間賃がかからないということはありませんので、入れ替えの際にかかる手間と、入れ替えた際のコストパフォーマンスを検討しつつ、ご自身の会社に最も適した機種を入れるようにしてください。
解約しなくても有効的に使える入れ替え制度を使って、業務効率をアップさせましょう！

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